Son actos que se inscriben en la Cámara de Comercio de Tunja, aquellos relacionados con nombramientos, renuncias, remociones y reelecciones, así como reformas estatutarias, disoluciones, liquidaciones y reactivaciones.

NOMBRAMIENTOS DE ADMINISTRADORES: el nombramiento es el acto mediante el cual el órgano competente de una Esal, de acuerdo con los estatutos, designa a las personas que se harán cargo del ejercicio de funciones necesarias para el correcto funcionamiento de la entidad.

Son actos de nombramiento que se inscriben en cámara de comercio: nombramiento de representante legal y suplente (según sea el caso), órganos colegiados (Junta Directiva, Consejo Directivo, Junta Administradora, entre otras, revisor fiscal y suplente (aplica para fundaciones), liquidadores y suplente (según sea el caso).

Requisitos:

• Acta la cual debe provenir del órgano que estatutariamente esté designado para el efecto y la cual debe reunir los requisitos del artículo 189 del Código de Comercio.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. Conoce el proceso de liquidación y pago de este impuesto, aquí.

Ten en cuenta:

• Cuando la inscripción del nombramiento refiera a representantes legales, estos deben corresponder exactamente con los cargos creados en los estatutos (denominación. Ej. presidente, director Ejecutivo, gerente).
• Para el caso de un nombramiento de órgano colegiado, como Junta Directiva, el número de miembros designados en el acta debe corresponder a la composición del órgano indicada en los estatutos. Ej. 5 principales y 5 suplentes.
• Se debe dejar constancia de la aceptación al cargo por parte de las personas designadas, con el número del documento de identificación y fecha de expedición de este. En caso de no expresarse lo anterior en el acta, pueden anexarse las cartas de aceptación y fotocopia del documento de identidad.
• No es necesario realizar un nuevo registro cuando las personas designadas ya están inscritas, dado que los mismos conservan tal carácter hasta tanto se nombre una nueva persona en los mencionados cargos. Sin embargo, la ley no impide la inscripción de reelecciones-ratificaciones de representantes legales y revisores fiscales.
• Si los nombramientos corresponden a una Esal vigilada se debe anexar copia de posesión ante dicha entidad para ejercer el cargo.

DESCARGAR ACTA DE NOMBRAMIENTO DE ASOCIACIÓN, CORPORACIÓN  O FUNDACIÓN 

 

RENUNCIA, REELECCIÓN O REMOCIÓN DE ADMINISTRADORES: se registran en la Cámara de Comercio de Tunja, la renuncia o remoción del representante legal y suplente, si es del caso, miembros de órganos de administración, revisor fiscal y suplente si es del caso, liquidador y suplente si es el caso.

Cuando se remueva o se acepte la renuncia de un administrador, incluso si no se designa a quien va a reemplazarlo, el nombre de quien renuncia se seguirá certificando con la anotación de que su inscripción se realiza bajo los efectos de la sentencia C-621/03 de la Corte Constitucional.

Requisitos:

• Solicitud de registro de renuncia dirigida a la Cámara de Comercio de Tunja, suscrita por quien renuncia al cargo, la cual deberá ser presentada directamente por este o contener diligencia de reconocimiento ante notario y/o juez.
• Comunicación dirigida a la Entidad Sin Ánimo de Lucro informando de la renuncia al cargo.
• Comprobante de envío emitida por la empresa de correo certificado de la notificación de renuncia.
• El registro de cualquiera de estos actos causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. Conoce el proceso de liquidación y pago de este impuesto, aquí.

  
REFORMAS

INSCRIPCIÓN DE ACTOS DE REFORMA

Se consideran reformas estatutarias las siguientes:

• Cambio del nombre de la entidad.  Previo control de Homonimia que debe realizarse por la página del Registro Único Empresarial y Social (RUES) www.rues.org.co/ESAL
• Vigencia (Duración). No aplica para las fundaciones ya que su vigencia es indefinida.
• Objeto de la entidad. Debe tratarse de una actividad meritoria (artículo 359 del E.T.); estas buscan contribuir al desarrollo integral de la sociedad o de una comunidad mediante el apoyo a sectores débiles o población vulnerable.
• Formas de administración de la entidad y órganos sociales.
• Quorum deliberatorio y decisorio y mayorías especiales.
• Convocatorias a reuniones.
• Atribuciones de los órganos de administración.
• Sistema de representación legal y facultades de representación legal.
• Traslado de domicilio.
• Otras reformas realizadas al interior de la organización.

Requisitos a tener en cuenta en el acta  de reforma:

• Nombre de la Entidad que se reforma y Nit.
• Órgano que se reúne, que debe ser el competente según los estatutos.
• Lugar y  fecha de la  (Para efectos del cobro de la sanción por extemporaneidad del impuesto de registro si hay lugar a ello, así como para establecer la fecha del documento).
• Los asistentes o quorum deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es necesario indicar el número total de miembros que conforman el  órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 100 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 51).
• La forma en que hayan sido convocados los asociados (Órgano, medio y antelación conforme lo previsto en los estatutos y la ley), para el conteo de términos no se tendrá en cuenta la fecha de la reunión ni tampoco la fecha de la convocatoria.
• Los votos a favor, en contra o en blanco emitidos para aprobar la reforma total o parcial (cuanto se trate una reforma integral  es necesario que se anexen los nuevos estatutos y cuando se trate de reforma parcial  es necesario que se indique como queda el texto actual del artículo a modificar )
• Firma del Presidente y Secretario designado para la reunión
• Constancia de aprobación del acta, en caso de designarse una comisión es necesario anexar constancia de la misma suscrita por todos los designados.
• Constancia de autenticidad extendida por el secretario y/o representante legal (al final del acta se deberá indicar que el acta es fiel copia tomada del original) o venir autenticada por Notaria y/o juez
• Descarque modelos de actas
  • ACTA REFORMA ASOCIACIÓN
  • ACTA REFORMA CORPORACIÓN
  • ACTA REFORMA FUNDACIÓN

Costos para la inscripción de actos de reforma

El registro de reforma genera un pago  por  inscripción del acto   a favor de la Cámara y adicionalmente un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía y a favor del Departamento de Boyacá.
  
REACTIVACIÓN

Inscripción acto de reactivación

Las entidades sin ánimo de lucro están en la posibilidad enervar la causal de disolución del artículo 31 del Decreto 1727 de 2014 (Depuración por no renovación de su registro durante los últimos cinco años), siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

• Cumplimiento en el pago de renovaciones atrasadas, salvo no tendrán que renovar  los años correspondientes a cuando entro en estado de  liquidación.
• Acreditar que se cumple con los presupuestos del artículo 29 de la Ley 1729 de 2010.

importante destacar que la circular refiere a la reactivacion por depuracion y no por otra causal diferente como cuando obedezca a la decisión de los asociados.

Requisitos a tener en cuenta en el acta de reactivación:

• Nombre de la Entidad que se reforma y Nit.
• Órgano que se reúne, que debe ser el competente según los estatutos.
• Lugar y  fecha de la  (Para efectos del cobro de la sanción por extemporaneidad del impuesto de registro si hay lugar a ello, así como para establecer la fecha del documento).
• Los asistentes o quorum  deliberatorio, el cual debe ser acorde con los estatutos o la ley. (Es necesario indicar el número total de miembros que conforman el  órgano, para luego indicar cuántos de esos miembros asisten, por ejemplo se convocaron 100 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 51).
• La forma en que hayan sido convocados los asociados (Órgano, medio y antelación conforme lo previsto en los estatutos y la ley), para el conteo de términos no se tendrá en cuenta la fecha de la reunión ni tampoco la fecha de la convocatoria.
• Los votos a favor, en contra o en blanco emitidos para aprobar la reactivación, indicando el cumplimiento de los presupuestos del artículo 29 Ley 1429 de 2010.
• Firma del Presidente y Secretario designado para la reunión.
• Constancia de autenticidad extendida por el secretario y/o representante legal (al final del acta se deberá indicar que el acta es fiel copia tomada del original) o venir autenticada por Notaria y/o juez
• Constancia de aprobación del acta, en caso de designarse una comisión es necesario anexar constancia de la misma suscrita por todos los designados.
• Descargue aqui modelo de acta de reactivacion:
  • ACTA REACTIVACION ASOCIACIONES
  • ACTA REACTIVACION CORPORACION
  • ACTA REACTIVACION FUNDACION

Costos para la inscripción del acto de reactivación

El registro de reactivación  genera un pago  por  inscripción del acto   a favor de la Cámara y adicionalmente un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía y a favor del Departamento de Boyacá.
 

DISOLUCIÓN

Inscripción acto de disolución

La disolución es el momento en el cual la entidad suspende el desarrollo de su actividad (objeto social) y entra en el proceso para terminar su operación y llegar a la liquidación. Existen varias causales por las cuales la entidad puede entrar en disolución, estas pueden provenir de lo pactado en los estatutos o lo que establece la ley.

Requisitos a tener en cuenta en el acta  de disolución:

• Nombre de la Entidad que se reforma y Nit.
• Lugar y  fecha de la  (Para efectos del cobro de la sanción por extemporaneidad del impuesto de registro si hay lugar a ello, así como para establecer la fecha del documento).
• Órgano que se reúne, que debe ser el competente según los estatutos.
• Los asistentes o quórum deliberatorio según los  estatutos o la ley. (Es necesario que se indique el total de  miembros que  asisten, por ejemplo se convocaron 100 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 51).
• La forma en que hayan sido convocados los asociados (Órgano, medio y antelación conforme lo previsto en los estatutos y la ley), para el conteo de términos no se tendrá en cuenta la fecha de la reunión ni tampoco la fecha de la convocatoria.
• Los votos a favor, en contra o en blanco emitidos para aprobar de la disolución indicando expresamente la causal de disolución establecida en los estatutos.
• En caso de designarse un liquidador diferente al representante legal, se deberá expresar los votos a favor, en contra o en blanco obtenidos.
• Se deberá informar  número del documento de identidad y fecha de expedición del liquidador cuando se realice su nombramiento y sea una persona diferente al representante legal, así mismo carta de aceptación al cargo cuando en el acta no se indique.
• Firma del Presidente y Secretario designado para la reunión.
• Constancia de aprobación del acta, en caso de designarse una comisión es necesario anexar constancia de la misma suscrita por todos los designados.
• Constancia de autenticidad extendida por el secretario y/o representante legal (al final del acta se deberá indicar que el acta es fiel copia tomada del original) o venir autenticada por Notaria y/o juez
• Descargue aquí modelo de Acta de Disolución según la entidad que corresponda.
  • ACTA DISOLUCIÓN ASOCIACIONES
  • ACTA DISOLUCIÓN CORPORACIÓN
  • ACTA DISOLUCIÓN FUNDACIÓN 

Costos para la inscripción del acto de disolución 

El registro de la disolución de la entidad  genera un pago  por  inscripción del acto   a favor de la Cámara y adicionalmente un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía y a favor del Departamento de Boyacá.

Cuando dentro del acta se solicite la inscripción del nombramiento de liquidador siempre y cuando este sea diferente al representante legal,  se deberá liquidar otro pago a favor de la Cámara y adicionalmente un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía y a favor del Departamento de Boyacá.
 
LIQUIDACIÓN
 
INSCRIPCIÓN ACTO DE LIQUIDACIÓN

La liquidación es la etapa siguiente a la disolución y es puramente un proceso económico. Consiste en cancelar los pasivos de la entidad o realizar las apropiaciones del pasivo externo por parte del liquidador, también se procede a repartir los remanentes de acuerdo a los estatutos de la entidad. Una vez pagos los acreedores y repartidos los remanentes la entidad desaparece.

Requisitos a tener en cuenta en el acta  de liquidación:

• Nombre de la Entidad que se reforma y Nit.
• Órgano que se reúne, que debe ser el competente según los estatutos.
• Lugar y  fecha de la  (Para efectos del cobro de la sanción por extemporaneidad del impuesto de registro si hay lugar a ello, así como para establecer la fecha del documento).
• Los asistentes o quórum deliberatorio de acuerdo a los  estatutos o la ley. (Es necesario que se indique el total de  miembros que  asisten del total de asociados que conforman la entidad, por ejemplo se convocaron 100 asociados o fundadores que conforman el órgano de los cuales asisten 51).
• La forma en que hayan sido convocados los asociados (Órgano, medio y antelación conforme lo previsto en los estatutos y la ley), para el conteo de términos no se tendrá en cuenta la fecha de la reunión ni tampoco la fecha de la convocatoria.
• Los votos a favor, en contra o en blanco emitidos para aprobar de la cuenta final de liquidación, en caso de que la entidad tenga matriculado un establecimiento de comercio deberá definirse su situación jurídica en cuanto a adjudicarse a otra entidad y/o proceder a su cancelación.
• Firma del Presidente y Secretario designado para la reunión.
• Constancia de aprobación del acta, en caso de designarse una comisión es necesario anexar constancia de la misma suscrita por todos los designados.
• Constancia de autenticidad extendida por el secretario y/o representante legal (al final del acta se deberá indicar que el acta es fiel copia tomada del original) o venir autenticada por Notaria y/o juez
• Descargue aquí modelo de Acta de Liquidación según la entidad que corresponda.
  • ACTA LIQUIDACIÓN ASOCIACIONES
  • ACTA LIQUIDACIÓN CORPORACIÓN
  • ACTA LIQUIDACIÓN FUNDACIÓN

Anexo al acta de liquidación se deberá presentar un  estado financiero de liquidación debidamente certificado por el representante legal y contador público.

NOTA: Una vez liquidada la entidad, se deberá solicitar el certificado de existencia y representación legal y proceder a cancelar el Nit ante la DIAN.

COSTOS PARA LA INSCRIPCIÓN DEL ACTO DE LIQUIDACIÓN

El registro de liquidación  de la entidad  genera un pago  por  inscripción del acto   a favor de la Cámara y adicionalmente un impuesto de registro liquidado como sobre el 0.6% del valor de los activos que refleje el estado financiero de liquidación y a favor del Departamento de Boyacá.

REGISTRO DE MATRICULA DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO (PARA ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO)

Para el desarrollo de sus operaciones mercantiles como apoyo al desarrollo de sus actividades meritorias, las entidades sin ánimo de lucro   podrán matricular establecimientos de comercio, haciendo la salvedad que  no podrán aperturar agencias o sucursales, para lo anterior deberán informar:

• Nombre comercial. Previo control de Homonimia que puede realizar por la página del Registro Único Empresarial y Social (RUES) www.rues.org.co/RM
• Suministrar dirección comercial de ubicación del establecimiento de comercio
• Proporcionar información de correo electrónico para notificación comercial.
• Reporte de actividades CIIU, Descargue CODIGOS CIIU
  • Descargue aquí formato de inscripción de establecimiento de comercio.
    • Formulario Anexo 1

COSTOS PARA EL REGISTRO DE MATRICULA

El pago por concepto de matrícula  mercantil se liquidará con base en el activo que se declare en el formulario RUES, de acuerdo a las tarifas establecidas por ley.