Desde la Matrícula Mercantil hasta los permisos de seguridad y sanidad: aquí te ayudamos con el checklist legal que debes tener actualizado y que se convierte en ventaja competitiva para los comerciantes y establecimientos.
Tunja, Boyacá. Autoridades y gremios coinciden en que cumplir los requisitos legales, es el mayor escudo contra sanciones y el punto de partida para escalar negocios en la región.
En el tablero económico colombiano, hay una verdad que cada vez resulta más evidente: las empresas que cumplen la ley crecen más, resisten mejor las crisis y acceden a más oportunidades.
Formalizar un negocio en Colombia no es solo un requisito normativo. Es una decisión estratégica de alto impacto, especialmente en un entorno donde la confianza, la trazabilidad y el cumplimiento regulatorio se han convertido en activos clave para competir, financiarse y escalar.
REGLAS CLARAS PARA CRECER SIN SOBRESALTOS
La operación de los establecimientos de comercio está regulada principalmente por la Ley 232 de 1995, una norma que define de manera taxativa los requisitos exigibles para funcionar legalmente. Su propósito es claro: ordenar el mercado, proteger al empresario cumplido y evitar exigencias arbitrarias por parte de las autoridades.
Cumplir con esta ley no solo evita sanciones, multas o cierres. Permite operar con certeza jurídica, un factor cada vez más valorado por bancos, inversionistas, grandes clientes y aliados estratégicos.
EL CHECKLIST QUE TODA EMPRESA SÓLIDA DEBE TENER AL DÍA
Contar con los documentos y permisos al día ya no es solo una obligación legal, sino una señal clara de orden, confianza y proyección empresarial. Desde la matrícula mercantil hasta los permisos sanitarios, pasando por el RUT, el ICA y los certificados de seguridad, cada requisito cumple un papel clave en el funcionamiento de los negocios y en su relación con las autoridades y el mercado.
Estar al día con este checklist no solo previene sanciones o cierres, sino que abre la puerta a nuevas oportunidades comerciales, acceso a financiamiento y participación en procesos formales de contratación.
Por eso, hoy más que nunca, las empresas que quieren crecer de manera sostenible deben asumir la formalidad como una inversión estratégica y no como un simple trámite administrativo.
- LA MATRÍCULA MERCANTIL: EL PUNTO DE PARTIDA PARA TODO COMERCIANTE
La Matrícula Mercantil es el registro que identifica oficialmente a una persona natural o jurídica como comerciante ante la Cámara de Comercio. Es el primer paso para iniciar legalmente cualquier actividad comercial en Colombia. La renovación anual en la Cámara de Comercio es el primer paso para existir legalmente.
Empresas con matrícula vigente tienen mayor acceso a:
- Crédito formal
- Programas de fortalecimiento empresarial
- Contratación pública y privada
No es casualidad que la mayoría de empresas que superan los cinco años de operación sean formalizadas desde el inicio.
¿Para qué sirve?
La Matrícula Mercantil permite:
- Formalizar el negocio ante la ley
- Ejercer actividades comerciales de manera legal
- Acceder a créditos, contratos y programas de apoyo empresarial
- Generar confianza ante clientes, proveedores y entidades públicas
¿Dónde se obtiene?
La matrícula se realiza ante la Cámara de Comercio del lugar donde funciona el establecimiento, de manera presencial o virtual, según la entidad.
¿Hasta cuándo debe renovarse?
La Matrícula Mercantil debe renovarse cada año antes del 31 de marzo.
Este trámite permite mantener actualizada la información del negocio y conservar los beneficios de la formalidad.
¿Por qué es obligatoria?
Porque es un requisito legal establecido por el Código de Comercio. No renovarla puede generar:
- Sanciones económicas
- Dificultades para realizar trámites
- Riesgo de cierre del establecimiento
Así las cosas, la Matrícula Mercantil es el punto de partida del comerciante, garantiza legalidad, orden y crecimiento empresarial.
- EL RUT -EXPEDIDO POR LA DIAN- ES LA PUERTA A LOS NEGOCIOS GRANDES
El Registro Único Tributario (RUT) es el documento expedido por la DIAN que identifica a una persona natural o jurídica ante el Estado para efectos tributarios. Es obligatorio para quienes realizan actividades económicas en Colombia.
El Registro Único Tributario, RUT, no solo habilita la facturación legal. Es el requisito mínimo para:
- Relacionarse con grandes empresas
- Participar en cadenas de valor formales
- Demostrar transparencia financiera
Hoy, ninguna empresa mediana o grande contrata proveedores sin RUT ni cumplimiento tributario.
El RUT permite:
- Identificar al comerciante ante la DIAN
- Declarar impuestos legalmente
- Facturar
- Abrir cuentas bancarias empresariales
- Contratar con entidades públicas y privadas
¿Quién lo expide?
El RUT es expedido exclusivamente por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, de manera presencial o virtual.
¿Por qué es un requisito clave? Porque sin RUT:
- No se puede facturar legalmente
- No se puede declarar impuestos
- No se puede contratar con grandes empresas
- No se puede crecer formalmente
Tener RUT es dar el primer paso hacia la legalidad, el crecimiento empresarial y el acceso a nuevas oportunidades comerciales.
- CERTIFICADO DE USO DE SUELOS: CLAVE PARA OPERAR LEGALMENTE
El Certificado de Uso de Suelos es el documento que determina si un establecimiento puede desarrollar una actividad comercial en un lugar específico, de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) del municipio. Este requisito, protege la inversión en tu negocio con el certificado de uso de suelos.
Uno de los errores más costosos para los emprendedores es abrir un negocio en una ubicación no autorizada para su actividad.
El concepto de uso de suelo, protege inversiones en adecuaciones, contratos de arrendamiento y licencias.
¿Quién lo expide y dónde se obtiene?
Este certificado es expedido por la Secretaría de Planeación Municipal o la dependencia que haga sus veces, en el municipio donde está ubicado el negocio.
¿Por qué es importante para los comerciantes?
El uso de suelos:
- Define qué actividades están permitidas en cada zona
- Garantiza que el negocio funcione legalmente
- Evita sanciones, cierres o sellamientos
- Es requisito para otros trámites como permisos sanitarios o de bomberos
¿Por qué debe estar al día?
Porque un establecimiento puede ser sancionado si opera en un lugar donde la actividad no está permitida, incluso si cuenta con otros permisos.
El Certificado de Uso de Suelos confirma que tu negocio está ubicado en una zona autorizada y es un requisito clave para operar sin riesgos legales.
- CERTIFICADO DE SEGURIDAD HUMANA Y CONTRA INCENDIOS
Es expedido por el Cuerpo Oficial de Bomberos del municipio donde funciona u opera el establecimiento de comercio.
Este documento acredita el cumplimiento de las normas de seguridad contra incendios y es obligatorio para el funcionamiento legal de los comercios.
El comerciante debe solicitar una visita de inspección, cumplir con las condiciones de seguridad (extintores, señalización, rutas de evacuación) y, una vez aprobada la revisión, se emite el certificado correspondiente.
Negocios con certificados y conceptos técnicos transmiten confianza al consumidor y reducen riesgos legales y operativos. Acércate al cuerpo de bomberos de tu jurisdicción para garantizar este requisito.
¿Dónde se tramita?
- En el Cuerpo de Bomberos municipal
- En algunas ciudades, a través de la alcaldía o plataformas virtuales oficiales
¿Cómo se obtiene?
El comerciante debe:
- Solicitar la visita de inspección al establecimiento.
- Cumplir con las condiciones mínimas de seguridad:
- Extintores en buen estado
- Señalización
- Rutas de evacuación
- Instalaciones eléctricas seguras
- Aprobar la inspección técnica.
- Recibir el certificado o concepto favorable, generalmente con vigencia anual.
Importante:
- Es un requisito obligatorio para operar legalmente.
- No lo expide la Cámara de Comercio.
- Puede ser exigido por alcaldías y autoridades de control.
- Su incumplimiento puede generar sellamiento o sanciones.
- PERMISOS SANITARIOS: UN REQUISITO CLAVE DE CALIDAD QUE SE TRADUCE EN VENTA PARA LOS ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES
Los permisos sanitarios son expedidos por las Secretarías de Salud municipales o departamentales, según la ubicación del establecimiento. Estas entidades son las encargadas de verificar que los negocios cumplan con las condiciones higiénico-sanitarias exigidas por la ley.
Dichas autoridades verifican el cumplimiento de las condiciones higiénico-sanitarias para el funcionamiento de negocios, especialmente aquellos que manipulan alimentos o prestan servicios relacionados con la salud.
¿Dónde se obtienen?
El trámite se realiza ante la Secretaría de Salud del municipio o departamento, generalmente mediante una visita de inspección al establecimiento.
¿Por qué es importante tenerlo al día?
Porque el permiso sanitario:
- Garantiza condiciones adecuadas de higiene y salubridad
- Es obligatorio para establecimientos que manipulan alimentos o prestan servicios al público
- Evita sanciones, multas o cierres temporales
- Da confianza a los clientes y respaldo legal al negocio
Contar con el permiso sanitario vigente es fundamental para operar legalmente, proteger la salud de los consumidores y asegurar el funcionamiento continuo del establecimiento.
En sectores como alimentos, gastronomía, panadería y servicios de salud o estética, el cumplimiento sanitario es decisivo. Los consumidores hoy valoran —y exigen— estándares claros de higiene y control.
Es importante recordar que estos permisos no son otorgados por la Cámara de Comercio ni por el Código de Policía, y su cumplimiento es obligatorio para operar legalmente.
6. COMUNICACIÓN DE APERTURA: UN PASO FUNDAMENTAL PARA INICIAR ACTIVIDADES COMERCIALES
La comunicación de apertura del establecimiento es un trámite mediante el cual el comerciante informa a la autoridad de Policía del municipio el inicio de operaciones de su negocio. Aunque es un requisito poco conocido, es una obligación legal que demuestra transparencia y cumplimiento desde el primer día.
¿Dónde y ante quién se realiza?
Este trámite se realiza ante la Policía Nacional, generalmente a través de la Estación de Policía o la Inspección de Policía del municipio donde funciona el establecimiento.
¿Por qué es importante hacerlo? Porque permite:
- Informar formalmente el inicio de actividades comerciales
- Facilitar procesos de inspección y control
- Prevenir sanciones o cierres por desconocimiento de la norma
- Demostrar buena fe y cumplimiento legal del comerciante
La comunicación de apertura es un paso sencillo pero fundamental para operar legalmente, fortalecer la relación con las autoridades y evitar inconvenientes futuros.
- IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO: UN REQUISITO OBLIGATORIO PARA LOS COMERCIANTES
El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es un tributo municipal obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que desarrollen actividades comerciales, industriales o de servicios. Este impuesto se declara y paga ante la Secretaría de Hacienda del municipio donde opera el establecimiento.
El ICA no es un permiso ni una sanción, sino una obligación legal que permite a los municipios financiar servicios, infraestructura y programas de desarrollo económico. Su incumplimiento puede generar sanciones, intereses y procesos de cobro por parte de la administración municipal.
Las autoridades recuerdan a los comerciantes la importancia de mantenerse al día con este impuesto para operar legalmente y evitar inconvenientes administrativos.
8. SAYCO y ACINPRO
En Colombia existen entidades que gestionan los derechos de autor y conexos de las obras musicales:
– SAYCO (Sociedad de Autores y Compositores de Colombia) y
– ACINPRO (Asociación Colombiana de Intérpretes y Productores Fonográficos).
Estas organizaciones –y su sistema conjunto de recaudo a través de la Organización SAYCO ACINPRO (OSA)– administran y recaudan las licencias por el uso público de música y fonogramas representados por ellas.
¿Qué hacen?
Cuando un establecimiento (como un restaurante, bar, tienda, hotel, gimnasio, etc.) comunica música públicamente (grabada o en vivo), la ley considera eso como un uso que genera derechos de autor y conexos a favor de los creadores e intérpretes.
OSA –como entidad autorizada– otorga licencias que permiten esa comunicación pública y recauda el pago correspondiente, que luego se distribuye a los titulares de los derechos.
¿Es obligatorio pagar SAYCO y ACINPRO?
Sí, es obligatorio para quienes comunican música públicamente en establecimientos abiertos al público.
La Ley 23 de 1982 y el Código Nacional de Policía (Artículo 87) exigen que los lugares donde se ejecuten públicamente obras musicales protegidas mantengan y presenten el comprobante de pago por derechos de autor al día.
Esto aplica, por ejemplo, a:
- Restaurantes, bares y cafeterías
- Tiendas y centros comerciales
- Salones de eventos
- Discotecas
- Bares o espacios con música ambiental o de entretenimiento
- Transporte público con reproducción musical… siempre que la música sea reproducida abierta al público.
Dado lo anterior, no es opcional para quienes usan música públicamente, y el comerciante debe demostrar cumplimiento con estos pagos si le es requerido por autoridades.
¿Qué no es SAYCO ni ACINPRO?
- No son impuestos exigidos por el Estado. Lo que se paga es una licencia o autorización por el uso de obras con derechos.
- No lo expide ni controla la DIAN ni la Policía directamente; su función está enmarcada en la protección de derechos de autor y en el cumplimiento de la normativa respectiva.
- Tu negocio no “pertenece” automáticamente a SAYCO o ACINPRO; sino que cuando haces uso público de música, debes cumplir con la licencia correspondiente.
¿Dónde y cómo se gestiona?
La autorización se puede gestionar directamente con la Organización SAYCO ACINPRO (OSA) mediante su plataforma virtual o puntos de atención, donde se registra el establecimiento, se calcula la tarifa según el uso y se emite la licencia correspondiente para uso anual.
El valor no es fijo: depende de factores como el tipo de establecimiento, su tamaño, uso de música, ingresos, etc.
¿Por qué es importante mantenerse al día?
Estar al día con SAYCO y ACINPRO:
✔ Cumple con la norma legal sobre derechos de autor
✔ Evita sanciones, multas o reclamos legales
✔ Protege al negocio frente a inspecciones de autoridad
✔ Reconoce y remunera justamente a los creadores de la música que se utiliza como valor agregado en tus espacios comerciales
En conclusión: sí es obligatorio pagar por las licencias de música que suena públicamente en tus espacios si usas obras representadas por SAYCO y ACINPRO.
-Esto no es un impuesto, sino una licencia por derechos de autor y conexos.
-Se gestiona con la Organización SAYCO ACINPRO (OSA).
-Mantenerlo al día protege tu negocio y respeta los derechos de los creadores.
FORMALIZAR NO ES SOLO ABRIR, ES SOSTENERSE
Las empresas que permanecen en el mercado cumplen, además, con obligaciones continuas:
- Pago oportuno de impuestos
- Afiliación de empleados a Salud, Pensión y ARL
- Respeto de horarios, normas de ruido y convivencia
- Pago de derechos de autor (SAYCO y ACINPRO) cuando hay música pública
- Contabilidad organizada y documentación en regla
- Inscripción en el Registro Nacional de Turismo, cuando aplica
Según estudios del sector financiero, las empresas formalizadas tienen hasta tres veces más probabilidades de acceder a crédito que las informales.
EL COSTO DE NO CUMPLIR ACARREA SANCIONES QUE SÍ AFECTAN EL NEGOCIO
La informalidad ya no pasa desapercibida. Las autoridades están facultadas para imponer:
- Requerimientos formales
- Multas económicas
- Suspensión temporal de la actividad
- Cierre definitivo del establecimiento
Y lo más costoso no es la sanción, es la pérdida de confianza del mercado.
CASOS QUE LO CONFIRMAN
Empresas que hoy lideran sectores como comercio, gastronomía y servicios comenzaron con una decisión simple: hacer las cosas bien desde el inicio.
La formalización les permitió crecer, acceder a financiación, abrir nuevos puntos y competir en mercados más exigentes.
Formalizar es tranquilidad, confianza y futuro, pues en un entorno económico cada vez más regulado y competitivo, cumplir con la ley dejó de ser un trámite: es una ventaja estratégica.
Un negocio en regla:
- Duerme tranquilo
- Genera confianza
- Crece con respaldo
- Se proyecta a largo plazo
Porque en la economía actual, la formalidad no frena el crecimiento: lo acelera.
-Fin-
Jefatura de Prensa y Comunicaciones