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Conoce aquí sobre la depuración del Registro Mercantil

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FUNCIONES Y EFECTOS

del Registro Mercantil

• Publicidad y oponibilidad: el Registro Mercantil busca hacer conocer a los terceros, la información contenida en la matrícula o en los actos inscritos, sin la posibilidad de probar contra estos, el conocimiento de tales actos o documentos por fuentes de información distintas al registro.
• Garantía de autenticidad: cumple una función de garantía de autenticidad documental, por ello se ha previsto en el artículo 40 del Código de Comercio que «todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por sus otorgantes, al secretario de la respectiva Cámara».
• Prueba de los actos y documentos inscritos: las cámaras de comercio deben certificar sobre los actos y documentos que se encuentran registrados. Tales certificados constituyen pruebas completas según las reglas generales del procedimiento (artículos 44 y 47 del Código del Comercio).

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Tiempo de respuesta

La inscripción de actos, libros y documentos que afecten al Registro Mercantil tiene un tiempo máximo de respuesta de 15 días hábiles siguientes a su recepción. Ten en cuenta que el sábado no cuenta como día hábil.

¿QUÉ ES?

Es una obligación de todo comerciante, la cual permite ejercer cualquier actividad comercial y acreditar públicamente su calidad de comerciante y la información de sus establecimientos de comercio, para que sea conocida por toda la comunidad, en la medida que hace visible al comerciante frente a potenciales clientes que consultan los registros. Dicha inscripción se formaliza mediante el diligenciamiento del formulario de Registro Único Empresarial y Social (Rues), con jurisdicción en su domicilio o del lugar de funcionamiento de su establecimiento de comercio.

¿POR QUÉ MATRICULARSE?

• Para ser un comerciante legal y competitivo que puede celebrar su actividad.
• Para celebrar contratos con entidades públicas y privadas.
• Acceder a créditos con entidades financieras.
• Participar en eventos de carácter comercial, empresarial y realizar contratos con proveedores y clientes.
• Pertenecer a la base de datos de los comerciantes inscritos en la entidad.
• Evita ser requerido, sancionado, multado o que se llegue al cierre definitivo de su establecimiento por parte de las autoridades competentes.
• En caso de tener establecimiento de comercio, evita que otros establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
• La obligatoriedad de la matrícula está contemplada en el artículo 19 del Código del Comercio.
• Además, sin Matrícula Mercantil, usted puede ser requerido, sancionado, multado y hasta sufrir el cierre definitivo de su negocio por parte de las autoridades competentes.

REQUISITOS:

• Se debe presentar la persona natural con cédula de ciudadanía, (o un tercero con poder especial por notaria).
• Tener número de NIT asignado en el RUT. En caso de no tener, la Cámara de Comercio de Tunja realizará formulario anexo de responsabilidades tributarias para expedición del NIT.
• Formulario Rues (el cual es diligenciado directamente en nuestras oficinas)
• El valor de la matrícula dependerá del valor de los activos que se vincule a la actividad comercial con los cuales la persona se va a registrar (Ver tarifas)

Ten en cuenta:

• En caso de matricular establecimiento de comercio, verificar homonimia (deberás revisar que el nombre que deseas colocar a tu establecimiento, no se encuentre registrado a nivel nacional) en la página rues.org.co
• Deberás verificar el código de la actividad económica, en la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU), que puede consultar aquí.
• El informativo del uso del suelo ante la Alcaldía Municipal a efecto de verificar si la actividad donde va a funcionar el establecimiento de comercio es permitida, conforme al Código de Policía en su artículo 85.

LA PERSONA NATURAL PODRÁ REALIZAR SU INSCRIPCIÓN DE DOS MANERAS:

Presencial

• Se debe presentar la persona natural con cédula de ciudadanía (o un tercero con poder especial por notaria) y el RUT o formulario anexo de responsabilidades tributarias para expedición del NIT.
• El costo de la matrícula dependerá del valor de los activos con los cuales la persona se va a registrar; adicional si registra establecimiento de comercio o nombre comercial, tendrá que pagar el valor de las dos matrículas: persona natural y establecimiento de comercio y el valor del Formulario Rues. Consulta las tarifas aquí.

Virtual

• Para efectuar tu matrícula de forma virtual, crea un usuario y contraseña, ingresando al sistema dando click aquí. 
• Deberás contar con la cédula de ciudadanía y RUT o formulario anexo de responsabilidades tributarias escaneados en PDF.
• El valor de la matrícula podrá ser cancelado de manera virtual por sistema PSE o mediante volante de pago para corresponsal Bancolombia.

La CCT cuenta con el servicio de salas virtuales para facilitar el procedimiento de manera virtual. Agenda tu cita aquí. 

REGISTRO DE PERSONA NATURAL MENOR DE EDAD

Requisitos:

• Registro civil.
• Autorización por notaría de los representantes legales del menor (puede ser por uno nada más).
• Formulario Rues (el cual es diligenciado directamente en nuestras oficinas).
• Tener número de NIT asignado en el RUT. En caso de no tener, la Cámara de Comercio de Tunja realizará un formulario anexo de responsabilidades tributarias para expedición del NIT.
• El valor de la matrícula dependerá del valor de los activos que se vinculen a la actividad comercial con los cuales la persona se va a registrar (ver tarifas) y adicionalmente el registro de la autorización por notaría causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá. Este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

REGISTRO DE PERSONA NATURAL EXTRANJERA

Requisitos:

• Cédula de extranjería o pasaporte.
• Tener número de NIT asignado en el RUT. En caso de no tener, la Cámara de Comercio de Tunja realizará un formulario anexo de responsabilidades tributarias para expedición del NIT.
• La inscripción solo puede ser presencial y tiene que venir acompañado de una persona natural colombiana.

CUANDO YA ESTÁS MATRICULADO, DEBES:

• Renovar el Registro Mercantil, todos los años, antes del 31 de marzo.
• Exhibir el RUT en un lugar visible.
• Llevar el libro fiscal de operaciones (no es sujeto a registro).
• Al igual que la matrícula, el trámite para la renovación mercantil podrás realizarla de manera presencial en cualquiera de nuestras oficinas o de forma virtual ingresando a nuestro sistema.
• Ten en cuenta que a partir del 11 de julio del 2014, todo comerciante que no renueve su matrícula mercantil y la matrícula de su establecimiento de comercio y/o nombre comercial anualmente y hasta el 31 de marzo, estará en la misma condición de aquellos que ejercen profesionalmente actividades mercantiles sin estar matriculados, lo que les podrá acarrear la imposición de sanciones de tipo pecuniario de hasta el equivalente a diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes, adicional a las demás sanciones contempladas en la Ley 232 de 1995.
• Actualizar permanentemente su información (nombre de establecimiento o nombre comercial, teléfono, correos electrónicos y Códigos CIIU) tanto en la Cámara de Comercio de Tunja, la Dian y en el impuesto Industria y Comercio del municipio.

INCENTIVOS

Podrán acogerse al beneficio de la Ley 1780 de 2016, para exoneración del pago de matrícula y primera renovación siempre y cuando tengan entre 18 y 35 años (anexar copia del documento de identidad) (solo aplica hasta antes de cumplir los 36 años de edad).

En caso de tener establecimiento de comercio o nombre comercial, deberás realizar el pago de la matrícula de estos.

Para exención del pago en la matrícula mercantil y su renovación para el primer año, deberás anexar los siguientes documentos:

1. Relación de los trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tienes, indicando nombre y su identificación.
2. Cumplimiento de las siguientes obligaciones
   • Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
   • Aportes de nómina, en caso de estar obligado a ello.
   • Obligaciones en materia tributaria.
3. Copia de los estados financieros bajo normas NIIF debidamente firmados por el contador o el revisor fiscal con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Si en el momento de la renovación no es presentada la documentación exigida para la conservación de los beneficios, se exigirá el pago del valor de la renovación de la matrícula mercantil, bajo el entendido que no se acreditaron las condiciones para la conservación del beneficio.

EXCLUSIÓN DE LOS INCENTIVOS

Serán excluidos de los beneficios las personas naturales, que, con posterioridad a la entrada en vigencia de la ley, cancelen su matrícula y soliciten una nueva como persona natural con la misma actividad económica.

• Las pequeñas empresas jóvenes 8 de esta Ley, en las cuales el objeto social, la nómina, el o los establecimientos de comercio, el domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotación económica, sean los mismos de la anterior creada con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente ley. Consulta aquí los requisitos que debes cumplir para acceder al beneficio.

RECUERDA

Cancela tu Registro Mercantil una vez termines tu actividad comercial, así evitarás continuar con la obligación de renovarlo.

CANCELACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL

Para la cancelación de tu Registro Mercantil deberás:

• Verificar el último año de renovación; en caso de estar en mora varios años, deberás pagar los derechos correspondientes por cada año que has dejado de renovar.
• Verificar que no existe medida cautelar vigente sobre el registro de la persona natural y/o del establecimiento de comercio en caso de tenerlo.
• Pagar los derechos de cancelación los cuales se liquidarán en caja en nuestras sedes.
• Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la Dian y a Industria y Comercio de la Alcaldía Municipal.
• Si se trata de una persona natural fallecida, deberá adjuntarse copia simple del registro civil de defunción. En caso de tener establecimientos de comercio, se deberá adjuntar la respectiva escritura y/o sentencia de adjudicación. No se causarán derechos de pago por renovación de los años siguientes a cuando ocurrió el suceso, en caso de que el matriculado haya fallecido dentro de los tres primeros meses del año, no estará obligado a pagar la renovación de ese año. Lo anterior no aplica para el caso de establecimientos de comercio y/o nombres comerciales, caso en el cual sí deberá estar al día con el pago de renovación.

 

 ¿QUÉ ES?

Este tipo de registro permite acreditar públicamente la existencia de la sociedad, así como los nombres de sus administradores (representantes legales, junta directiva, revisores fiscales, otros). En este sentido, mientras la escritura pública o el documento privado de constitución no sean registrados en Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la sociedad, será inoponible el contrato a terceros, aunque se haya consumado la entrega de los aportes de los socios.

¿POR QUÉ MATRICULARSE?

• Es una fuente de información comercial a la cual pueden acudir quienes deseen conocer datos de la sociedad como, actividad económica, referencias, solvencia económica y patrimonio.
• Evita que otras sociedades o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en la Cámara de Comercio.
• Es un requisito para la admisión de acuerdos de reorganización empresarial de que trata la Ley 1116 del 2006.
• Es un requisito necesario para la inscripción en el Registro Único de Proponentes.
• Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
• Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio
• Facilita la obtención de créditos en el sector financiero.
• Evita multas que puede imponer la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

REQUISITOS PARA LA CONSTITUCIÓN

• Documento de constitución de la sociedad (escritura pública o documento privado); cuando se trata de documento privado, se podrá radicar copia simple del mismo, siempre y cuando contenga la diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio, de los constituyentes o apoderados.

Ten en cuenta: las sociedades limitadas (Ltda.) si cumplen con los requisitos del artículo 22 de la Ley 1014 de 2006, se pueden constituir por documento privado (una planta de personal no superior a 10 trabajadores y activos totales que no superen los 500 SMLMV). Obligatoriamente se deberán constituir como sociedad Ltda. aquellas que dentro de su objeto social contengan actividades relacionadas con seguros y vigilancia privada.

Ingresa aquí  para descargar el formato de los estatutos, según el modelo societario que se ajuste a tus necesidades, después de conocer las particularidades de cada sociedad.

• Formulario anexo de responsabilidades tributarias para expedición del NIT, el cual se genera directamente en nuestras oficinas.
• Formulario de Registro Único Empresarial y Social (Rues): dicho documento deberá ser suscrito por el representante legal o por la persona autorizada expresamente por el representante legal. En estos casos, si se trata de un poder especial se deberá adjuntar el original o copia del mismo, que contenga el sello de presentación personal (Art.25 Decreto Ley 019 de 2012); en caso de tratarse de un poder general, se debe adjuntar copia simple del poder con el correspondiente certificado de vigencia. El formulario Rues se puede adquirir en las oficinas de la Cámara de Comercio de Tunja o descargarlo y firmarlo por el representante legal. Descargar aquí. 
• Los constituyentes interesados en constituir la sociedad, deberán realizar el control de homonimia, con el fin de verificar que la razón social que pretenden matricular no esté ya registrada; lo pueden realizar ingresando a la página web rues.org.co o en las oficinas de la Cámara de Comercio de Tunja. Para el caso de nombre o razón social de sociedades y establecimientos de comercio, se hace la búsqueda en las opciones de Registro Mercantil y de entidades de economía solidaria. Recuerda: los espacios o tipos de personas jurídicas como S.A.S, Ltda., entre otras clases de sociedades, no son expresiones diferenciadoras.

Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con cuantía a favor del Departamento de Boyacá. Este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. Más información aquí.

RECUERDA: la constitución de sociedades podrá ser radicada de manera virtual, siempre y cuando el documento privado se encuentre con reconocimiento de firma y contenido, por todos los accionistas.

Para efectuar la constitución de forma virtual, regístrate aquí 

PARA TENER EN CUENTA

Antes de iniciar el proceso de matrícula, no olvides consultar lo siguiente:

• Deberás verificar los códigos de la actividad económica, Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU).
• Es recomendable que presentes los estatutos para revisión en las oficinas de la Cámara de Comercio de Tunja.
• El interesado deberá presentarse a la entidad, con el original del documento de identidad de quien va a realizar el trámite en Cámara.
• Si las personas designadas para ocupar el cargo de administradores (representantes legales, junta directiva, revisor fiscal, otros), no son socios y/o accionistas dentro de la sociedad, se deberán anexar las cartas de aceptación del cargo, suministrando número del documento de identidad y fecha de cuando se expidió el mismo.
• Cuando se trate de sociedades civiles, estas no se matriculan en el Registro Mercantil, sino que se inscriben y deben renovar su inscripción en Cámara.
• Una vez matriculada, inscribir los libros del comerciante (libro de actas y libro de accionistas – socios).
• Renovar el Registro Mercantil todos los años dentro de los tres primeros meses del año, antes del 31 de marzo.

INCENTIVOS

1. Podrán acogerse al beneficio de la Ley 1780 de 2016, para exoneración de pago de matrícula, aquellas personas jurídicas que cumplan los siguientes requisitos:

• Participación de uno o varios jóvenes entre 18 y 35 años, que representan la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital social (anexar copia de los documentos de identidad. Solo aplica hasta antes de cumplir los 36 años de edad).
• Tener las características de pequeña empresa (entre 0 y 50 trabajadores).
• Los activos totales no deben ser superiores a 5.000 SMMLV.

Para la renovación deberá anexar:

1. Relación trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tuviere, indicando nombre y su identificación.
2. Cumplimiento de las siguientes obligaciones:

• Aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.
• Aportes de nómina, en caso de estar obligado a ello.
• Obligaciones en materia tributaria.
• Copia de los estados financieros bajo normas NIIF debidamente firmados por el contador o el revisor fiscal, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
• Certificación del representante legal y/o revisor fiscal, donde se acredite que el socio (s) entre 18 y 35 años, representa (n) como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones de su capital. (Rango de edad y participación de capital).
• Fotocopia del documento de identificación de los socios o accionistas, si son diferentes a los reportados en el documento de la constitución de la sociedad.

IMPORTANTE: si es una Sociedad BIC tiene los siguientes beneficios:

1.  Podrán acogerse al beneficio de la Ley 1780 de 2016.
2. Podrán ser beneficiarias y tendrán acceso preferencial a las líneas de crédito pertinentes que implemente el Gobierno Nacional.
3. Las utilidades repartidas, a través de acciones, a los trabajadores de las empresas BIC, “serán tratadas como ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional en la declaración del impuesto sobre la renta”.
4. El monto a tratarse como ingreso no constitutivo de renta ni ganancia ocasional será hasta el 10 por ciento de las utilidades generadas por la empresa y que sean efectivamente distribuidas en acciones a los trabajadores de la sociedad, en el mismo año en que se genera la utilidad o en el periodo siguiente.

¿Qué son las sociedades de Beneficio e Interés Colectivo (BIC)?

Es aquella empresa que combina las ventajas de su actividad comercial y económica, con acciones concretas para propender por el bienestar de sus trabajadores, aportar a la equidad social del país y contribuir a la protección del medio ambiente.

Todo esto dentro de un marco de modelo de negocio y gobierno corporativo, caracterizados por la responsabilidad social y ambiental, la transparencia, las buenas prácticas, la visión innovadora y el seguimiento, medición y reporte de resultados.

 Requisitos:

• Se debe incluir en su razón social la expresión Beneficio e Interés Colectivo o la sigla BIC.
• La decisión de convertirse en empresa BIC debe ser aprobada, mediante acta, por la junta de socios o asamblea de accionistas, con todos los requisitos previstos para el caso.
• Debe indicar en el objeto social de la compañía, de forma clara y expresa, las actividades de beneficio e interés colectivo que busca desarrollar, incluyendo al menos una actividad por cada una de las cinco dimensiones que prevé la reglamentación, a saber: modelo de negocio, gobierno corporativo, prácticas laborales, prácticas ambientales y prácticas con la comunidad.

Conoce aquí el ABC de las sociedades BIC 

EXCLUSIÓN DE LOS INCENTIVOS

No podrán acceder a los beneficios contemplados en la presente ley, las pequeñas empresas jóvenes constituidas con posterioridad a la entrada en vigencia de esta ley, en las cuales el objeto social, la nómina, el o los establecimientos de comercio, el domicilio, los intangibles o los activos que conformen su unidad de explotación económica, sean los mismos de una empresa disuelta, liquidada, escindida o inactiva con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente ley.

Se perderán en los siguientes eventos, al momento de la renovación: 1. Incumplimiento de la renovación de la matrícula mercantil dentro de los tres primeros meses del año. 2. No realización de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás contribuciones de nómina a los que se encuentre obligada la empresa dentro de los términos legales. 3. Incumplimiento de las obligaciones en materia tributaria.

Consulte la norma y sus beneficios aquí. 

OBLIGACIONES

Al momento de obtener la matrícula mercantil, el representante legal de la sociedad deberá tener en cuenta el cumplimiento del registro de sus libros de comercio ante esta entidad, libro de actas y libro de accionistas o socios.

Recuerda que al matricularte ante la Cámara de Comercio de Tunja, adquieres la obligación de renovar la matrícula mercantil como empresario y la de tu establecimiento de comercio en caso de tenerlo, trámite que deberás realizar todos los años durante los tres (3) primeros meses para que este tenga vigencia; se debe tener en cuenta que dentro del proceso de la renovación, se podrán actualizar datos relacionados con la empresa como, correos electrónicos, números de teléfono, códigos CIIU, dirección comercial y de notificaciones judiciales (dentro del municipio), sin tener que incurrir en gastos adicionales. El trámite para la renovación mercantil podrás realizarlo de manera presencial en cualquiera de nuestras oficinas o de forma virtual haciendo clic en el enlace www.cctunja.org.co.

Ten en cuenta que a partir del 11 de julio del 2014, todo comerciante que no renueve su matrícula mercantil y la matrícula de su establecimiento de comercio y/o nombre comercial anualmente y hasta el 31 de marzo, estará en la misma condición de aquellos que ejercen profesionalmente actividades mercantiles sin estar matriculados, lo que les podrá acarrear la imposición de sanciones de tipo pecuniario de hasta el equivalente a diecisiete (17) salarios mínimos mensuales legales vigentes, adicional a las demás sanciones contempladas en la Ley 232 de 1995 y la pérdida de las prerrogativas estipuladas en la Ley 1429 de 2010.

En el caso de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación, la Cámara de Comercio de Tunja se abstendrá de recibir el pago de la renovación de la matrícula desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación, según la causal que produzca la disolución.

 

SITUACIONES DE CONTROL Y GRUPOS EMPRESARIALES DECRETO 667 DEL 2018

Cuando se presente para inscripción en el Registro Mercantil la constitución de una sociedad por acciones simplificada en la que el único accionista sea una persona natural, las cámaras de comercio suministrarán al constituyente de la sociedad un formato para que este proceda a inscribirse como controlante de la sociedad, en los términos previstos en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995.

En caso de que la persona rehúse inscribirse como controlante, para que proceda la inscripción de la constitución de la sociedad deberá manifestar por escrito dirigido a la Cámara de Comercio que no ejerce el control sobre la sociedad, el fundamento de su declaración y, si considera que otra persona es el controlante, informar el nombre e identificación de dicha persona. Dicho documento será remitido por la respectiva Cámara de Comercio a la Superintendencia de Sociedades.

REQUISITOS

• Se debe presentar documento privado suscrito por la persona natural o jurídica controlante o subordinada.
• Para registrar la situación de control o grupo empresarial, se debe presentar un documento privado suscrito por el controlante, en el que se deberá indicar como mínimo lo siguiente:

• Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de la persona natural o jurídica controlante.
• Nombre, domicilio, nacionalidad y actividad de las sociedades subordinadas.
• El presupuesto legal que da lugar a la configuración de situación de control o de grupo empresarial respecto de cada una de las sociedades subordinadas.
• La indicación de la fecha en que se configuró la situación de control o de grupo empresarial.
• Firma de la controlante (de su representante legal).
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

Consulta aquí la normatividad que rige las situaciones de control.  

Conoce aquí los distintos formatos para situación de control:  cuando el constituyente es el mismo controlante o una persona diferente.

INSCRIPCIÓN DE ACTOS Y DOCUMENTOS

Son actos que se inscriben en Cámara de Comercio, aquellos relacionados con nombramientos, renuncias, remociones y reelecciones, así como reformas estatutarias, disoluciones, liquidaciones y reactivaciones.

NOMBRAMIENTOS

¿Qué actos de nombramientos se inscriben en Cámara de Comercio?

• Nombramiento de representante legal y suplente (según sea el caso).
• Órganos colegiados (Junta Directiva, Consejo Directivo, entre otros).
• Revisor fiscal y suplente.
• Liquidadores y suplentes (según sea el caso).
• Designación de contadores por parte del revisor fiscal persona jurídica.
• Nombramiento de profesionales adscritos a la persona jurídica, cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios jurídicos.

 

¿Qué actos de renuncia o remoción se inscriben en cámara de comercio?

• Renuncia o remoción del representante legal y suplente, si es del caso.
• Renuncia o remoción de miembros de órganos de administración.
• Renuncia o remoción del revisor fiscal y suplente si es del caso.
• Renuncia o remoción del liquidador y suplente si es del caso.

Requisitos:

• Acta: debe reunir los requisitos del artículo 189 y 431 (sociedad por acciones) del Código de Comercio.

CONOCE AQUÍ LOS REQUISITOS DEL ACTA 

• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 
• Los nombramientos de representantes legales deben corresponder exactamente con los cargos creados en los estatutos (denominación ejemplo: gerente, suplente, representante legal).
• Los nombramientos de órganos de administración deben corresponder a la composición del órgano indicada en los estatutos (ejemplo: 5 principales y 5 suplentes).
• El nombramiento debe provenir del órgano que estatutariamente esté designado para el efecto.
• Se debe dejar constancia de la aceptación al cargo por parte de las personas designadas con indicación del número del documento de identificación y fecha de expedición de este. En caso de no expresarse lo anterior en el acta, pueden anexarse las cartas de aceptación y fotocopia del documento de identidad.
• No es necesario realizar un nuevo registro cuando las personas designadas ya están inscritas, dado que los mismos conservan tal carácter hasta tanto se nombre una nueva persona en los mencionados cargos. Sin embargo, la ley no impide la inscripción de reelecciones-ratificaciones de representantes legales y revisores fiscales.
• Si los nombramientos corresponden a una sociedad vigilada, se debe anexar copia de posesión ante dicha entidad para ejercer el cargo.
• Cuando se trate de un acto de renuncia que no provenga por acta sino por documento privado, se seguirá certificando para el caso de representante legal, miembros de junta o revisor fiscal, a la persona cuya renuncia se ha aceptado o cuya designación se ha removido, de acuerdo a la sentencia C-621/03 proferida por la Corte Constitucional.

RENUNCIA

Debe inscribirse ante la Cámara de Comercio de Tunja, el documento de la renuncia de los representantes legales, órganos colegiados (junta directiva, consejo directivo, entre otros) y revisores fiscales, en donde se desempeñen con tal calidad.

Requisitos:

1. Solicitud de registro dirigida a la Cámara de Comercio de Tunja, suscrita por quien renuncia al cargo. En dicho documento es necesario que se identifique plenamente el nombre de la persona, su identificación y el cargo al que renuncia.
2. Comprobante de envío por correo certificado a la última dirección reportada en el Registro Mercantil de la sociedad.
3. Constancia de notificación a la empresa sobre la renuncia al cargo.
4. Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara de Comercio de Tunja y en la Gobernación de Boyacá el impuesto de registro.

Es importante anotar que de acuerdo a lo dispuesto en la sentencia C- 621 de 2003 de la Corte Constitucional, el nombramiento no se retira del certificado de existencia y representación legal, pero aparece una anotación informando la renuncia del interesado.

 

REFORMAS ESTATUTARIAS

Son todas aquellas modificaciones que se realizan en los estatutos sociales y por ende deben inscribirse en la Cámara de Comercio de su jurisdicción.

Deben inscribirse ante la Cámara de Comercio:

• En general cualquier modificación que se realice a los estatutos (cambio de razón social – verificar la homonimia, término de duración, objeto social, facultades del representante legal, domicilio, entre otros).
• Aumento o disminución de capital autorizado (Sociedades por Acciones).
• Disminución del capital suscrito y pagado (Sociedades por Acciones)
• Transformación de sociedades.
• Conversión de empresas unipersonales (Ley 222 art. 72).
• Fusión y escisión.
• Disolución anticipada.
• Cesión de cuotas (Ltda.).

Requisitos:

• Acta: debe reunir los requisitos del artículo 189 y 431 (sociedad por acciones) del Código de Comercio. Puedes descargar el modelo aquí.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con o sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

Aspectos adicionales a tener en cuenta en las reformas:

• Requieren de escritura pública, las reformas de estatutos de las sucursales de sociedad extranjera o de su casa matriz.
• Las reformas de estatutos de las sociedades constituidas antes de la Ley 1014 de 2006 o aquellas que constituidas en virtud de dicha ley no cumplen con los requisitos contemplados en el artículo 22, salvo es de anotar que para las Sociedades por Acciones Simplificadas y EU no se requiere verificar el cumplimiento de esta formalidad.
• Aquellas sociedades comerciales que se hayan constituido por documento privado, y que deseen reformarse deberán adjuntar declaración del representante legal del cumplimiento de lo previsto en el art. 22 de la Ley 1014 de 2006, conforme lo dispone el Decreto 4463 de 2006, art. 1 parágrafo 2.
• Aquellas reformas que sin importar el tipo societario contengan la transferencia de bienes inmuebles, deberán anexar copia del recibo donde conste el pago del impuesto de registro efectuado en la oficina de instrumentos públicos o la constancia de la inscripción de dicha escritura pública en el certificado de libertad y tradición de cualquiera de los inmuebles objeto de transferencia (folio de matrícula inmobiliaria donde aparezca dicha constancia).
• Cuando la reforma corresponda a la razón social, fusión, escisión, transformación, disolución anticipada y liquidación de sociedades dedicadas a la prestación de servicios de la salud, se requerirá autorización previa por parte de la Superintendencia Nacional de la Salud.

Descarga aquí los modelos para presentar la reforma.

AUMENTO O DISMINUCIÓN DE CAPITAL AUTORIZADO

La inscripción de este acto aplica solo para las sociedades por acciones (Sociedades Anónimas, Sociedad por Acciones Simplificadas, y Sociedad En Comandita Simple y por Acciones).

Presentar ante Cámara de Comercio:

• Acta de disminución o aumento de capital con las debidas formalidades.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

IMPORTANTE:

AUMENTO DE CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

En el caso de las Sociedades por Acciones, deberá presentar una certificación suscrita por el contador o revisor fiscal según sea el caso indicando; el valor que se aumentó, forma en el que queda el nuevo capital, valor nominal de las acciones.

De igual forma este registro causa un acto a favor de la cámara de comercio y un impuesto de registro a favor de la Gobernación de Boyacá liquidado como un impuesto con cuantía. 

GUÍATE CON NUESTRO MODELO PARA LA CERTIFICACIÓN  

 

DISMINUCIÓN DE CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO

Acta de disminución o aumento de capital con las debidas formalidades y efectuar el pago correspondiente en cámara de comercio y en la Gobernación de Boyacá.

TRANSFORMACIÓN DE SOCIEDADES

Una transformación es considerada una reforma estatutaria en la cual la sociedad cambia de tipo societario. Es decir, se produce un cambio en el tipo de organización jurídica de la entidad. Por ejemplo, una sociedad de responsabilidad limitada por decisión del máximo órgano de administración, decide modificar su organización jurídica a una entidad bajo el tipo de Sociedad por Acciones Simplificada, cumpliendo las formalidades del art. 110 del Código de Comercio y/o art. 5 Ley 1258 de 2008.

Requisitos:

• Acta del órgano competente donde aprueba el acto de transformación de la sociedad.
• Anexar los nuevos estatutos de la sociedad.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

Para transformar la sociedad es necesario verificar:

• La sociedad no puede estar disuelta y/o en estado de liquidación.
• Se requiere radicar el acta o escritura pública, en la cual conste la decisión de transformar la sociedad.
• Se recomienda tener en cuenta la indicación como mínimo del nuevo nombre y capital de la sociedad, de acuerdo al tipo societario adoptado. Ejemplo: si se transforma a sociedad por acciones simplificada deberá indicar como mínimo: el nombre de la sociedad seguido de la palabra S.A.S. o Sociedad por Acciones Simplificada y el capital autorizado, suscrito y pagado, con la indicación del tipo de acciones, valor nominal, número de acciones y valor total.
• Para transformar la Sociedad por Acciones Simplificadas siempre se requiere que la decisión de transformarse sea aprobada por unanimidad de los accionistas.

 

Ten en cuenta: la acta debe reunir los requisitos del artículo 189 y 431 (sociedad por acciones) del Código de Comercio.

CONOCE AQUÍ LOS REQUISITOS DEL ACTA 

Si en el acta no se incluye el contenido de los estatutos del nuevo tipo societario, estos deberán anexarse cumpliendo las formalidades del art. 110 del Código de Comercio y/o art. 5 de la ley 1258 de 2008.

Descarga aquí el formato para la transformación de la sociedad deseada.

FUSIÓN Y ESCISIÓN

La fusión es una reforma estatutaria en la cual una o más sociedades se disuelven sin liquidarse y traspasan todos sus activos, pasivos, derechos y obligaciones para ser absorbidas por otra u otras sociedades o para crear una nueva.

Requisitos de inscripción:

• Copias de las actas en que conste la aprobación del acuerdo, siempre que haya aporte de bienes inmuebles, se deberá reformar la sociedad por escritura pública.
• Presentación del compromiso de fusión.
• Dejar constancia en el acta que el proyecto de escisión, fusión o las bases de la transformación se mantuvieron a disposición de los socios en las oficinas donde funcione la administración de la sociedad en el domicilio principal, por lo menos con 15 días hábiles de antelación a la reunión.
• Autorización de la Superintendencia de Sociedades cuando una o más de las sociedades se encuentre vigilada por esta Superintendencia. Tenga en cuenta que cuando las sociedades que están vigiladas exclusivamente en razón del monto de sus activos o sus ingresos y cumplan con los requisitos de transparencia y revelación contenidos en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de Sociedades Capítulo VI artículo 1 literal B pueden indicar que se encuentran bajo el régimen de autorización general. (Artículo 1 Decreto 4350 de 2006, artículo 2.2.2.1.1.1 y Artículo 2.2.2.1.1.6 numeral 4 Decreto 1074 de 2015 – numeral 70 del artículo 84 de la Ley 222 de 1995).
• Autorización de la Superintendencia Financiera cuando una o más de las sociedades se encuentren controladas por esta Superintendencia. Recuerde que es función de la Superintendencia Financiera autorizar la reorganización de estas sociedades, lo cual incluye procesos tales como la fusión, la escisión y la segregación o escisión impropia de las sociedades sometidas a su control. (Artículo 11.2.1.4.51 literal B numeral 12 Decreto 2555 de 2010).
• Autorización de la Superintendencia Financiera cuando una o más de las sociedades se encuentren vigiladas por esta Superintendencia. Recuerde que toda conversión y escisión de entidades financieras, así como la cesión de activos, pasivos y contratos a que se refieren los capítulos anteriores, requerirá aprobación previa de la Superintendencia Financiera so pena de ineficacia. (Circular básica jurídica Superintendencia Financiera – Artículo 71 EOSF numeral 4).
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA PERSONA JURÍDICA

Ten en cuenta que para suspender el desarrollo de la actividad económica y colocar fin a la existencia de la sociedad, previo al proceso de cancelación deberá surtir primero el trámite de disolución y en segundo lugar proceder con la liquidación de la empresa.

REQUISITOS

• Elaborar acta de disolución (si la sociedad se constituyó por escritura pública debe elevar el acta ante Notaría) la cual debe expresar la causal por la cual se pretende disolver.
• En caso de que el liquidador no sea el mismo representante legal y se esté designando dentro del acta, se deberá anexar carta de aceptación al cargo indicando número del documento de identidad y fecha de expedición.
• Cuando la disolución provenga de orden de autoridad competente deberá presentarse copia auténtica de la providencia debidamente ejecutoriada o la apertura al trámite de liquidación* Tenga en cuenta que, en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, el órgano social correspondiente podrá acordar la reactivación de la empresa siempre y cuando acredite los requisitos previstos en la Ley. Consulte la Ley 1429 de 2010.
• Si la sociedad que se liquida posee establecimientos de comercio matriculados, que no van a ser cancelados, los mismos deberán adjudicarse en el acta que aprueba la cuenta final de liquidación. De lo contrario el liquidador deberá solicitar la cancelación de la matrícula en Cámara.
• Verificar que no tenga inscrita medida cautelar vigente.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con o sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

 

CANCELACIÓN DEL REGISTRO

Efectuado el proceso anterior el liquidador y/o persona facultada deberá presentar solicitud de cancelación de matrícula mercantil acompañado del acta de liquidación y hacer presentación personal en las oficinas de la cámara de comercio.

Cancelar los derechos de inscripción correspondientes.

Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la Dian y a Industria y Comercio de la Alcaldía Municipal.

IMPORTANTE: en el caso de las sociedades que se encuentren en estado de liquidación, la Cámara de Comercio de Tunja se abstendrá de recibir el pago de la renovación de la matrícula desde la fecha en que se inició el proceso de liquidación, según la causal que produzca la disolución.

DISOLUCIÓN ANTICIPADA

Las sociedades comerciales están en la posibilidad de enervar la causal de disolución del artículo 29 de la Ley 1429 de 2010 (depuración por no renovación del registro durante los últimos cinco años) o por decisión de la asamblea general de accionistas, la junta de socios, el accionista único o la sociedad extranjera titular de sucursales en Colombia podrá, en cualquier momento posterior a la iniciación de la liquidación, acordar la reactivación de la sociedad o sucursal de sociedad extranjera, siempre que el pasivo externo no supere el 70% de los activos sociales y que no se haya iniciado la distribución de los remanentes a los socios o accionistas.

La reactivación podrá concurrir con la transformación de la sociedad, siempre que se cumplan los requisitos exigidos en la Ley:

1. Cumplimiento en el pago de renovaciones atrasadas, salvo no tendrán que renovar  los años correspondientes a cuando entro en estado de  liquidación.
2. Acreditar que se cumple con los presupuestos del artículo 29 de la Ley 1429 de 2010.  

Para efectuar la radicación de cualquier acto de registro de forma virtual, regístrate aquí

¿QUÉ ES?

Se entiende por establecimiento de comercio, un conjunto de bienes organizados por el empresario, para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio, y, a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas, y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales (Artículo 515 del Código de Comercio).

 ¿POR QUÉ MATRICULARLO?

• Para ser un comerciante legal y competitivo que puede celebrar su actividad.
• Para celebrar contratos con entidades públicas y privadas.
• Acceder a créditos con entidades financieras.
• Participar en eventos de carácter comercial, empresarial y realizar contratos con proveedores y clientes.
• Pertenecer a la base de datos de los comerciantes inscritos en la entidad.
• Evita ser requerido, sancionado, multado o que se llegue al cierre definitivo del establecimiento, por parte de las autoridades competentes.
• En caso de tener establecimiento de comercio, evita que otros establecimientos de comercio tengan el mismo nombre a nivel nacional.
• La obligatoriedad de la matrícula está contemplada en el artículo 19 del Código del Comercio.

REQUISITOS

• Realizar el control de homonimia con el fin de verificar que el nombre comercial que quieres matricular no esté ya registrado. Lo puedes realizar ingresando a la página web rues.org.co o en las oficinas de la Cámara de Comercio de Tunja. Realiza la búsqueda en las opciones de registro mercantil y de entidades de economía solidaria.
• Consulta los códigos CIIU (Manual Dane. CIIU Rev. 4 A.C). 
• Diligenciamiento formulario Rues-Anexo 1  (tener en cuenta datos de correo electrónico para notificación comercial y judicial y dirección física, teléfonos, actividad económica,  valor activos y número de trabajadores vinculados).
• Pagar el valor de los derechos de matrícula, el cual se liquidará con base en el valor de los activos del establecimiento.
• El trámite de matrícula del establecimiento de comercio lo podrá realizar cualquier persona, siempre y cuando el formulario sea firmado por el representante legal, propietario y/o persona facultada para ello, presentar cédula original para realizar trámites en nuestras oficinas.

Adicional ten en cuenta el cumplimiento de los requisitos expuestos en el artículo 87 del Código Nacional de Policía.

CANCELACIÓN DE LA MATRÍCULA DEL ESTABLECIMIENTO

• Verificar el último año de renovación; en caso de estar en mora varios años, tendrás que pagar los derechos correspondientes por cada año que ha dejado de renovar.
• Verificar que no tengas inscripción de medida cautelar vigente.
• Cancelar los derechos de inscripción correspondientes en el área de cajas de la Cámara de Comercio de Tunja.
• Solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la Dian y a la oficina de impuestos de la Alcaldía Municipal.

¿QUÉ ES LA MATRÍCULA MERCANTIL DE UNA AGENCIA?

Se denomina sucursal a un establecimiento de comercio de una sociedad, el cual puede estar ubicado dentro o fuera del domicilio de la misma, cuyo fin es contribuir al desarrollo de sus negocios sociales, el cual se encuentra administrado por uno o varios mandatarios con facultades de representación legal.

REQUISITOS

• La solicitud de matrícula mercantil de sucursal podrá estar contenida en una acta de apertura de agencia o en un documento privado de apertura, en este último caso el documento deberá estar suscrito por representante legal y/o persona facultada para ello, cuyo documento deberá estar debidamente reconocido ante notario o con presentación personal ante el juez o secretario de la Cámara y/o lo podrá realizar directamente el representante legal (si cuenta con las facultades y que deberán constar en el certificado de existencia y representación de la sociedad).
• Deberá verificar el código de la actividad económica, Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU).
• Formulario RUES Anexo 1  (tener en cuenta datos de correo electrónico para notificación comercial  y dirección física, teléfono, actividad económica,  valor de activos y número de trabajadores vinculados).
• Obligatoriedad de registrar representante legal: se debe allegar constancia de aceptación del designado con facultades de representante legal e información relacionada con el número del documento de identidad y fecha de expedición.
• Si la sucursal se matricula en una ciudad diferente a la jurisdicción del domicilio principal de la empresa, deberá adjuntar copia auténtica de la escritura y/o documento de constitución de la sociedad y de cada una de las reformas, así como copia de los recibos de pago de impuesto de registro por cada acto. En caso de no acreditarse el pago por concepto de impuesto de registro de cada uno de los actos, dicho valor será liquidado por esta entidad (dicho cobro comenzó a realizarse a partir del año 1996, Decreto 650).
• Este registro causa unos derechos de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con o sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

MATRÍCULA MERCANTIL DE SUCURSAL DE SOCIEDAD EXTRANJERA

Se denomina sucursal de sociedad extranjera, aquel establecimiento de comercio que se incorpora al país donde la sociedad extranjera pretende desarrollar sus actividades de forma permanente.

REQUISITOS

• Pre-RUT el cual expide en la Dian.
• Obligatoriedad designación de representante legal y revisor fiscal (nacionalidad colombiana), debe allegar constancia de aceptación, así como número del documento de identidad y fecha de expedición.
• Copia de la escritura o una fotocopia debidamente autenticada ante notaría, dentro de la cual se protocolizan las copias auténticas del documento de constitución y de sus estatutos, la resolución o acto que acordó su establecimiento en Colombia y de los que acrediten la existencia de la sociedad y la personería de sus representantes con el correspondiente certificado de Apostilla, o autenticados ante los funcionarios competentes para ello en el respectivo país.
• Formulario Rues Anexo 1  (tener en cuenta datos de correo electrónico para notificación comercial  y dirección física, teléfono, actividad económica,  valor de activos y número de trabajadores vinculados).
• Este registro causa unos derechos de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con o sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

El acta de apertura de la sucursal deberá contener al menos los siguientes requisitos:

• Los negocios que se proponga desarrollar, ajustándose a las exigencias de la ley colombiana respecto a la claridad y concreción del objeto social.
• El monto del capital asignado a la sucursal, y el originado en otras fuentes, si las hubiere.
• El lugar escogido como domicilio;
• El plazo de duración de sus negocios en el país y las causales para la terminación de los mismos;
• La designación de representante legal o apoderado, con uno o más suplentes, que represente a la sociedad en todos los negocios que se proponga desarrollar en el país. Dicho representante legal se entenderá facultado para realizar todos los actos comprendidos en el objeto social, y tendrá la personería judicial y extrajudicial de la sociedad para todos los efectos legales.
• La designación del revisor fiscal, quien será persona natural con residencia permanente en Colombia.
• Si los documentos relacionados en el punto anterior fueron extendidos en idioma distinto al castellano, debe protocolizarse la correspondiente traducción al español por un intérprete autorizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores. Así mismo cada documento debe venir con el correspondiente certificado de Apostilla.

CANCELACIÓN DE MATRÍCULA MERCANTIL AGENCIA Y SUCURSAL

• Acta de cierre de agencia y/o sucursal, o documento privado con reconocimiento ante Notaría o en Cámara solicitando el cierre.
• Verificar el último año de renovación, en caso de estar en mora varios años tendrá que pagar los derechos correspondientes por cada año que ha dejado de renovar.
• Verificar que no tenga inscrita medida cautelar vigente.
• Este registro causa unos derechos de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con o sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

No olvides solicitar el certificado de cancelación y llevarlo a la Dian y a la Oficina de impuestos de la Alcaldía Municipal.

Descarga aquí el modelo de acta de cierre.

CONTRATOS

Conoce los tipos de negocios jurídicos que se pueden presentar frente a la transferencia de la propiedad de un establecimiento de comercio:

CONTRATO DE COMPRAVENTA: es un contrato en virtud del cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio, por un valor determinado.

Requisitos:

• El contrato puede constar en escritura pública (si la transferencia incluye bienes inmuebles) o en documento privado.
• Si el contrato consta en documento privado, se podrá radicar copia simple del mismo siempre y cuando contenga la diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio de comprador y vendedor.

Para efectos del registro, el contrato deberá contener al menos la siguiente información: a) Nombres y apellidos completos, documento de identidad y domicilio del vendedor y del comprador. B)  La identificación del establecimiento de comercio de acuerdo a la información que se encuentre en el registro mercantil: nombre completo y número de matrícula. C)  El precio de venta y la forma de pago.

• El comprador deberá estar matriculado en el registro mercantil.
• Este registro causa unos derechos de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá. 

Ten en cuenta: si se trata de la transferencia de la propiedad a título oneroso entre personas naturales, se deberá adicionar al contrato la respectiva constancia del pago de la retención en la fuente, la cual debe efectuarse en una notaría si es por escritura pública. Si por el contrario es por documento privado se debe cancelar a título de retención en la fuente el 1 % sobre el valor de la venta en la entidad bancaria que reciba este pago, diligenciando para ello el Formulario 490, que se puede descargar en la página web de la Dian.

Descarga aquí el modelo del contrato de compraventa.

CONTRATO DE CESIÓN A TÍTULO GRATUITO: es un contrato en virtud del cual se transfiere total o parcialmente la propiedad de un establecimiento de comercio, a título gratuito.

Requisitos:

• El contrato puede constar en escritura pública (si la transferencia incluye bienes inmuebles) o en documento privado.
• Si el contrato consta en documento privado, se podrá radicar copia simple del mismo siempre y cuando contenga la diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio de cedente y cesionario.
• El comprador deberá estar matriculado en el registro mercantil.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

Descarga aquí el modelo del contrato de cesión.

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: si bien es cierto el arrendamiento de establecimiento de comercio, no esta definido por la ley comercial, se podría definir como el contrato por medio del cual el propietario (llamado arrendador) entrega el uso temporal del establecimiento de comercio, como unidad económica,  un tercero (llamado arrendatario), a cambio de un valor (denominado canon de arrendamiento).

Requisitos:

• Constar por documento privado: identificación plena del arrendador y arrendatario (número del documento de identidad y municipio)
• Identificación plena del establecimiento de comercio (nombre completo según como conste en el certificado de matrícula mercantil de la Cámara de Comercio, número de matrícula mercantil, cuantificación del canon de arrendamiento y la forma de pago, término de duración)
• El arrendador y arrendatario deberán realizar diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante Notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio.
• El arrendatario deberá matricularse como comerciante
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto con cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

La terminación del contrato de arrendamiento se deberá informar a la Cámara, presentando el respectivo documento el cual deberá contener autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio.

Descarga aquí el modelo del contrato de arrendamiento.

CONTRATO DE AGENCIA COMERCIAL: negocio jurídico por medio del cual una persona natural o jurídica llamada empresario, encarga a otra persona denominada agente, para que promueva o explote sus productos o negocios en un determinado territorio, actuando de forma independiente y estable como representante de uno o varios de sus productos o servicios.

Requisitos:

• Constar por documento privado: identificación plena del empresario y agente (nombres, número del documento de identidad y domicilio (ciudad), el objeto del contrato y el ramo de actividades a desarrollar, el territorio en el cual va a desarrollar sus actividades el agente, los poderes o facultades del agente y sus limitaciones, el término de duración del contrato.
• El empresario y agente deberán realizar diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio.
• El agente deberá matricularse como comerciante.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

Ten en cuenta:

• El contrato deberá inscribirse en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se van a ejecutar las actividades y en el lugar de celebración del contrato.
• Si el documento se extiende en idioma diferente al castellano, debe enviarse junto con la traducción oficial realizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por traductor autorizado por el mismo.

Cualquier modificación al contrato de agencia así como su cancelación deberá inscribirse ante la cámara de comercio que se encuentre inscrito el documento para lo cual debe cumplir con las mismas solemnidades mencionadas con antelación.

Descarga aquí el modelo de contrato de agencia comercial.

CONTRATO DE PREPOSICIÓN: es una especie de mandato o encargo que realiza un comerciante denominado proponente, para la administración de un establecimiento de comercio o de una parte del mismo, en otra persona llamada factor.

Requisitos:

• Constar por documento privado: nombres, apellidos, domicilio (ciudad) y documento de identidad de quien otorga la administración de un establecimiento de comercio (propietario o proponente) de quien recibe la administración de un establecimiento de comercio (administrador o factor), las facultades y limitaciones otorgadas al factor, la identificación del establecimiento de comercio, con identificación del nombre completo, dirección y número de matrícula mercantil, la remuneración pactada para el factor, en el caso que se haya pactado la misma.
• El proponente y factor deberán realizar diligencia de autenticación de las firmas o reconocimiento de firma y contenido ante notario o presentación personal ante la Cámara de Comercio.
• El factor deberá matricularse como comerciante.
• Este registro causa un derecho de inscripción a favor de la Cámara y adicionalmente, un impuesto de registro liquidado como un acto sin cuantía a favor del Departamento de Boyacá, este último es liquidado y recaudado directamente por la Gobernación de Boyacá.

Descarga aquí el modelo del contrato de preposición.

Recuerda que la radicación para la inscripción de cualquiera de estos contratos, podrás realizarlos de manera virtual dando clic en el siguiente enlace https://cctunja.org.co/servicios-en-linea/

IMPORTANTE: de acuerdo a la Ley 1676 del 2013 y del Decreto 400 del 2014, las cámaras de comercio pierden competencia para inscribir: Contratos de prenda, de fiducia y contratos de compraventa con reserva de dominio, sin embargo se inscribirá la cancelación de estos que se hubieren inscrito en el Registro Mercantil.  

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